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Datenschutzerklärung

Informationen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO für die Nutzung der Anwesenheits- und Fehlzeitenverwaltung durch Schulleitung, Lehrkräfte, Pädagog:innen, Büromanagement und Auszubildende.

1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a, Art. 14 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Lernwerkstatt-Pflege GmbH
Liebigstraße 14–16, 35390 Gießen, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Stephan Ronneburg
Handelsregister: HRB 10528, Amtsgericht Gießen
Telefon: +49 171 2104285
E-Mail: info@lernwerkstatt-pflege.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfassung und zum Nachweis von Anwesenheits- und Fehlzeiten an staatlich anerkannten Pflegeschulen. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) für die schulische Dokumentation.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Klassen- und Standortzugehörigkeit.
  • Anwesenheits- und Fehlzeitendaten: Datum sowie abwesende Minuten bzw. Unterrichtseinheiten (UE) je Auszubildende:r und Tag. Es wird ausschließlich „anwesend / abwesend" dokumentiert; ein Entschuldigungsstatus oder eine Begründung wird nicht erhoben.
  • Tagesplandaten: Soll-Unterrichtseinheiten, Tagestyp (regulär, Ferien, Feiertag, frei) und Notizen je Klasse und Tag.
  • Audit-Daten: Wer hat wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht (revisionssichere Protokollierung).
  • Nutzungsdaten: technische Logdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent) zur Gewährleistung der Sicherheit gemäß Art. 32 DSGVO.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Eine gezielte Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten) findet im Rahmen dieser Anwendung nicht statt. Es werden ausschließlich Anwesenheit bzw. Abwesenheit in Minuten bzw. Unterrichtseinheiten dokumentiert; Gründe für Fehlzeiten (z. B. Krankheit) werden im System nicht erfasst. Der Zugriff auf Anwesenheitsdaten ist über zeilenbasierte Zugriffskontrollen (Row Level Security) auf berechtigte Rollen (Schulleitung, zuständige Lehrkräfte, Pädagog:innen, Büromanagement) beschränkt.

5. Empfänger und Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Cloud-Infrastruktur in der EU – verschlüsselte Datenbank, Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeitung.

5a. Passwörter & administratives Passwort-Zurücksetzen (Art. 32 DSGVO)

Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash (bcrypt) in der Authentifizierungsdatenbank gespeichert. Im Klartext sind sie zu keinem Zeitpunkt einsehbar – weder für andere Nutzer:innen, noch für Administrator:innen, noch für den Auftragsverarbeiter.

Administrator:innen können für andere Nutzer:innen ein neues Passwort setzen (z. B. nach einem nachgewiesenen Identitätsverlust) oder eine Passwort-Reset-E-Mail auslösen. Jede solche Aktion wird im Audit-Log mit Zeitstempel und auslösender Person revisionssicher protokolliert (das Passwort selbst wird dabei nichtgespeichert). Übertragungen erfolgen ausschließlich über TLS/HTTPS. Nutzer:innen sind angehalten, ein administrativ gesetztes Passwort unverzüglich über „Profil → Passwort ändern" durch ein eigenes, ausschließlich ihnen bekanntes Passwort zu ersetzen.

6. Drittlandübermittlung (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet im Rahmen dieser Anwendung grundsätzlich nicht statt.

7. Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Anwesenheits- und Fehlzeitendaten werden gemäß schulischer Aufbewahrungsfristen gespeichert (Standard: 60 Monate, konfigurierbar in den Einstellungen) und anschließend gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse oder an den unter Ziffer 10 angegebenen Datenschutz-Kontakt.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Für unseren Sitz in Gießen zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Web: https://datenschutz.hessen.de

10. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an:
Lernwerkstatt-Pflege GmbH, Liebigstraße 14–16, 35390 Gießen
Telefon: +49 171 2104285
E-Mail: info@lernwerkstatt-pflege.de